きり丸の技術日記

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【Tips】職場でGoogleカレンダーを使うなら、参加者が全員修正できるようにする

職場はGSuiteを使っていて、MTGの設定はGoogleカレンダーを使っているのですが地味に引っかかったのでメモ。

まぁ、一度設定したら忘れそうだし、未来の自分がこの記事をどう検索するのか思いつかない…。

環境


解決したいこと・困ったこと


Googleカレンダーでミーティングを設定すると、参加者全員のカレンダーに設定できます。

ただし、このカレンダーを修正できるのは、ミーティングの主催者(設定した人)だけです。

正確に表現すると、修正した場合には、自分の表示されているスケジュールのみ修正されます。
修正しようとすると、画面がクリーム色になって警告します。

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主催者以外が修正

修正できないというのは大きなデメリットです。

主催者以外、話し合いたいアジェンダを追加・修正できません。
事前に資料を添付したい、会議後に議事録を設定したいというのもできません。

個人的には、会議の議事録はそのままカレンダーに紐づいてほしいです。


勝手に修正されるデメリットも無くないですが、性善説で機能を使ったほうが快適に使えます。

デフォルトで修正できるようにする


カレンダーの右上に設定されている歯車マークをクリックし、設定メニューをクリックします。

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設定

デフォルトでは主催者以外修正できません。
権限を付与して常に修正できるようにしましょう。

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デフォルトと修正後

デフォルトじゃない方法


ブラウザでカレンダーに予定を入れます。
「保存」の左側に記載されているその他のオプションをクリックします。

そこで初めて、ゲストに編集権限を与えるかどうかを設定できます。
できなくはないですが、だいたいの機能は1ページ目で処理できる分、詳細画面を開くこと自体がめんどくさいですね。

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カレンダーの設定と、詳細設定

アプリだと権限設定できない


Googleカレンダーアプリで予定を入れると、ブラウザでどのような設定を入れてようと、デフォルトでしか予定を入れられないようですね…。

アプリ上だと、詳細設定で設定しようとしてもダメでした。
そもそも、ゲストの権限周りはメニューとして表示されませんでした。

当然、アプリで設定後にブラウザで設定しなおすことはできますが…。
そんなところで意図的に工数を使うのはあり得ないです。

必須機能ではないとはいえ、挙動差異が面白いですね。

削除はできない


※ 正直一番やりたかったです。

主催者以外は、自分のスケジュールしか消せません。
主催者は、参加者全員のスケジュールを消すことができます。

主催者がお休みで、特に議題もなかったからMTGスキップさせたかったんですが、カレンダー上はできませんでした…。
指摘されるまで、全然意識できませんでした。

主催者権限を移してもらえればできますが、わざわざ、この日だけ主催者権限を移してもらうというのも面倒です。
退職者が設定した数年先まで設定されている定例MTGも、一括で消すこともできず…。

全員が主催者権限を持つ必要はないですけど、複数人持つことできればうれしいなぁ。

簡単に調べた時の記事。

support.rakumo.com

終わりに


主催者以外が全員の予定を削除する。または、主催者以外が主催者として振る舞える、権限を勝手に移譲できる等を知ってたら教えてください。

狂喜乱舞します。


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