職場はGSuiteを使っていて、MTGの設定はGoogleカレンダーを使っているのですが地味に引っかかったのでメモ。
まぁ、一度設定したら忘れそうだし、未来の自分がこの記事をどう検索するのか思いつかない…。
環境
- Googleカレンダー
- ブラウザ
- ※ アプリはできません
解決したいこと・困ったこと
Googleカレンダーでミーティングを設定すると、参加者全員のカレンダーに設定できます。
ただし、このカレンダーを修正できるのは、ミーティングの主催者(設定した人)だけです。
正確に表現すると、修正した場合には、自分の表示されているスケジュールのみ修正されます。
修正しようとすると、画面がクリーム色になって警告します。
修正できないというのは大きなデメリットです。
主催者以外、話し合いたいアジェンダを追加・修正できません。
事前に資料を添付したい、会議後に議事録を設定したいというのもできません。
個人的には、会議の議事録はそのままカレンダーに紐づいてほしいです。
勝手に修正されるデメリットも無くないですが、性善説で機能を使ったほうが快適に使えます。
デフォルトで修正できるようにする
カレンダーの右上に設定されている歯車マークをクリックし、設定メニューをクリックします。
デフォルトでは主催者以外修正できません。
権限を付与して常に修正できるようにしましょう。
デフォルトじゃない方法
ブラウザでカレンダーに予定を入れます。
「保存」の左側に記載されているその他のオプションをクリックします。
そこで初めて、ゲストに編集権限を与えるかどうかを設定できます。
できなくはないですが、だいたいの機能は1ページ目で処理できる分、詳細画面を開くこと自体がめんどくさいですね。
アプリだと権限設定できない
Googleカレンダーアプリで予定を入れると、ブラウザでどのような設定を入れてようと、デフォルトでしか予定を入れられないようですね…。
アプリ上だと、詳細設定で設定しようとしてもダメでした。
そもそも、ゲストの権限周りはメニューとして表示されませんでした。
当然、アプリで設定後にブラウザで設定しなおすことはできますが…。
そんなところで意図的に工数を使うのはあり得ないです。
必須機能ではないとはいえ、挙動差異が面白いですね。
削除はできない
※ 正直一番やりたかったです。
主催者以外は、自分のスケジュールしか消せません。
主催者は、参加者全員のスケジュールを消すことができます。
主催者がお休みで、特に議題もなかったからMTGスキップさせたかったんですが、カレンダー上はできませんでした…。
指摘されるまで、全然意識できませんでした。
主催者権限を移してもらえればできますが、わざわざ、この日だけ主催者権限を移してもらうというのも面倒です。
退職者が設定した数年先まで設定されている定例MTGも、一括で消すこともできず…。
全員が主催者権限を持つ必要はないですけど、複数人持つことできればうれしいなぁ。
簡単に調べた時の記事。
終わりに
主催者以外が全員の予定を削除する。または、主催者以外が主催者として振る舞える、権限を勝手に移譲できる等を知ってたら教えてください。
狂喜乱舞します。
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